Journummer: 0709 91 84 00 | Förfrågningar: 08 97 89 77 info@iofab.se

Integritetspolicy

INDIVID OCH FAMILJER FM DATASKYDDSPOLICY

Individ och Familjer FM har implementerat Dataskyddsförordningen (”GDPR”) i hela sin verksamhet vilket innefattat en risk- och konsekvensbedömning av hantering av personliga uppgifter inom verksamheten.
Denna dataskyddspolicy har utarbetats som en del av implementeringen av GDPR för att ge dig information om hanteringen av dina personliga uppgifter i Individ och Familjers verksamhet.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Individ och Familjer FM AB, organisationsnummer 559023-7078, Skånegatan 63, 116 37 Stockholm är personuppgiftsansvarig.

DATASKYDDSOMBUD

Med anledning av vår behandling av känsliga personuppgifter och då vi har ett nära samarbete med myndigheter har vi utsett ett dataskyddsombud vid namn Filipos Mekonen som registrerats hos Datainspektionen och som kan kontaktas per mail filipos@iofab.se.

ÄNDAMÅL

Vi samlar in och behandlar personuppgifter för uppdrag samt för potentiella uppdrag inom socialtjänst och för insatser samt potentiella insatser inom hälsa- och sjukvård, och för att bistå myndigheter i deras myndighetsutövning. Vi behandlar även dina personuppgifter för att bekräfta din identitet och verifiera dina person- och kontaktuppgifter samt för rekrytering.
HUR VI SAMLAR UPPGIFTERNA

Vi samlar uppgifter på följande sätt:

– Vid avtal om tjänster och samarbete med leverantörer samt konsulter,

– När du fyller i dina kontaktuppgifter på vår hemsida,

– Om du kontaktar oss via e-post, telefon, via vår hemsida och genom sociala medier,

– Om du anmäler dig till utbildningar eller informationsträffar,

– Vid utvärdering, granskning och rekrytering av potentiella jour- och familjehem,

– I samband med rekrytering av anställda,

– I samband med och vid utförande av uppdrag åt Socialtjänsten och andra myndigheter då personliga uppgifter från ansvarig myndighet överförs till Individ och Familjer.

VILKA PERSONUPPGIFTER SOM HANTERAS

Jourhem/Familjehem/Patientuppgifter omfattar följande uppgifter:
Förnamn, efternamn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer, vårdnadshavare, anhöriga, uppgift från belastningsregister samt andra register, sociala insatser, vårdplan, bakgrund och uppgift om hälsa etc.

Arbetssökande omfattar följande uppgifter:

Förnamn, efternamn, utbildning, arbetslivserfarenhet, referenspersoner, kontaktinformation, belastningsregister, familjerelationer och intressen etc.

Leverantör/Konsult omfattar följande uppgifter:

Förnamn, efternamn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, arbetsgivare, arbetslivserfarenhet, utbildning etc. varav alla uppgifter är relaterade till kontaktpersonens arbetsförhållanden.

Intressenter som registrerar sig eller kontaktar oss via webben eller per telefon omfattar följande personuppgifter:

Förnamn, efternamn, telefonnummer och e-postadress.

RÄTTSLIGA GRUNDER FÖR HANTERING AV PERSONUPPGIFTER

– Jourhem/Familjehem/Patient

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är baserat på en rättslig förpliktelse utifrån de lagar och förordningar som styr vår verksamhet som t.ex. Socialtjänstlagen, likaså med anledning av ett allmänt intresse.

Vid hantering av personuppgifter från Jour- och familjehemmen utgör även avtal en rättslig grund för hanteringen.

Individ och Familjer har en skyldighet gentemot de uppdragsgivande myndigheterna att dokumentera och spara dokumentation från uppdraget och dess utförande en viss tid innan den får gallras eller överlämnas till uppdragsgivaren.

Behandlingen av personuppgifter är en nödvändighet för att Individ och Familjer ska kunna utföra ett uppdrag åt en uppdragsgivande myndighet t.ex. i form av behandling av personuppgifter inför en placering eller ett uppdrag.

Behandling av personuppgifter är därför i detta sammanhang nödvändig och de behandlas inte för något annat ändamål.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, avtal och allmänt intresse.

– Potentiella Jourhem/Familjehem/Patient

Behandlingen av personuppgifter sker utifrån rättslig förpliktelse och allmänt intresse avseende patienterna. Avseende hanteringen av personuppgifter om och från Jour- och Familjehemmen sker hanteringen även med avtal som en rättslig grund för hanteringen.

Potentiella jour- och familjehem samt patienter behöver noggrant utredas för att säkerställa att Individ och Familjer uppfyller sina skyldigheter enligt lag om att t.ex. säkerställa att den individ som vi arbetar med erhåller god och lämplig vård.

Behandlingen av personuppgifter är därför i detta sammanhang nödvändig och de behandlas inte för något annat ändamål.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, avtal och allmänt intresse.

– Tidigare Jourhem/Familjehem/Patient

Vi har en skyldighet utifrån lag och allmänt intresse att under en viss tid spara uppgifter om tidigare Jour- och Familjehem samt patienter även efter att de inte längre är aktuella hos oss.
Personuppgifterna gallras när vi inte längre har rättslig grund för att spara dem. Vissa uppgifter gallras i samband med att uppdraget avslutas.

Behandling av personuppgifter är därför i detta sammanhang nödvändig och de behandlas inte för något annat ändamål.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse och allmänt intresse.

– Arbetssökande
Behandling av personuppgifter är baserat på intresseavvägning och i vissa fall även samtycke samt avtal.

Vi måste använda personuppgifter för att bedöma ansökningar som arbetssökande skickar in till oss. Det är inte möjligt att behandla en ansökan utan att behandla personuppgifter.

Under anställningsintervjuer ställer vi frågor för att avgöra om den arbetssökande är lämplig för befattningen. I vissa fall kan vi använda tester eller frågeformulär för detta ändamål. Om det är aktuellt att anställa sökanden begär vi ytterligare information för att komplettera den information vi redan har. Det är frivilligt att förse oss med information.

Vi använder inte personuppgifterna för något annat ändamål än för anställnings- och rekryteringsprocessen. Vi lämnar inte uppgifterna vidare till någon annan.

Behandling av personuppgifter är nödvändig i detta sammanhang och de behandlas inte för något annat ändamål.

Rättslig grund: Intresseavvägning, samtycke och avtal

– Leverantörer/Konsulter

Behandling av personuppgifter är baserat på intresseavvägning, allmänt intresse och avtal.
Individ och Familjer behöver behandla personuppgifter för att fullfölja sina avtal med leverantörer i form av t.ex. utförande av beställningar och leveranser.

Vid Individ och Familjers anlitande av underleverantörer och konsulter för extern handledning av jour- och familjehemmen, konsulenterna, coacherna och de kvalificerade personerna måste behandling av personuppgifter ske för att en bedömning skall göras av underleverantörernas lämplighet, erfarenhet och kunskap.

En sådan bedömning är nödvändig för att säkerställa att Individ och Familjer uppfyller sina skyldigheter enligt lag om att säkerställa att den individ som vi arbetar med erhåller god och lämplig vård. Vår behandling av personuppgifter är klart förutsebar för kontaktpersonen.
Behandling av personuppgifter är nödvändig i detta sammanhang och de behandlas inte för något annat ändamål.

Rättslig grund: Intresseavvägning, allmänt intresse och avtal.

– Intressenter/potentiella kunder

Behandling av personuppgifter är baserat på samtycke och intresseavvägning. Vi behöver behandla dina personuppgifter för att hantera dina förfrågningar, rätta felaktiga uppgifter eller skicka information som du har begärt.

Vi behandlar dina personuppgifter för att skicka dig information och marknadsföring via SMS, e-post, eller andra digitala kontaktvägar såsom till exempel sociala medier. Vidare behandlar vi dina personuppgifter för att kontakta dig via SMS, e-post eller post om andra erbjudanden, kampanjer eller tjänster som vi tror kan vara av intresse för dig. Du kan när som helst tacka nej till denna marknadsföring.

Behandling av personuppgifter behandlas inte för något annat ändamål.

Rättslig grund: Samtycke och intresseavvägning.

BITRÄDESAVTAL

Som en del av Individ och Familjers verksamhet har vi kontakt med socialtjänsten och andra myndigheter och erhåller personliga uppgifter från dessa som vi behandlar i vår verksamhet och som är nödvändigt för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag gentemot ansvarig myndighet och ge individerna som vi arbetar med den vård som de är skyldiga att få enligt lag.

Individ och Familjers kontakt med myndigheter sker till största del i vår egenskap av personuppgiftsbiträde och därmed ingås biträdesavtal med Socialtjänsten och annan ansvarig myndighet om hanteringen av personuppgifter.

Biträdesavtalet som utformats av Socialtjänsten eller annan myndighet innehåller instruktioner om hur Individ och Familjer skall hantera de av myndigheten till Individ och Familjer överförda personuppgifterna, vilket Individ och Familjer strikt följer.

AUTOMATISERAD BEHANDLING/PROFILERING

Automatiserad behandling och profilering förekommer inte.

ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER

Personuppgifter som behandlas utifrån uppdrag eller potentiella uppdrag inom socialtjänst och insatser inom hälso- och sjukvård lämnas ut till uppdragsgivare enligt lagkrav och avtal. Andra mottagare endast när det följer av lagkrav, annan författning eller myndighetsbeslut. I övrigt sker ingen överföring av personuppgifter till tredje part.

INSAMLING MED SAMTYCKE

Om du samtycker till att Individ och Familjer behandlar dina personuppgifter och detta samtycke utgör grunden för behandlingen av dina personuppgifter får du när som helst återkalla ditt samtycke med följden att vi inte längre får behandla dina personuppgifter och att dina personuppgifter raderas säkert sätt, så att de inte längre kan återskapas.

DINA RÄTTIGHETER

Du som fysisk person skall ha kontroll över dina personuppgifter.
Du kan närsomhelst begära information om och rättelse av de personliga uppgifter som vi har om dig. Du kan även begära att vi raderar dina personliga uppgifter om det är förenligt med lag och hanteringen av dina personliga uppgifter inte är nödvändiga för att utföra ett specifikt uppdrag. Vidare har du rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter och har även rätt att begära att behandlingen begränsas om det är förenligt med lag och hanteringen av dina personliga uppgifter inte är nödvändiga för att utföra ett specifikt uppdrag gentemot en myndighet.

Du har rätt till dataportabilitet och kan därmed kräva att få en kopia på dina personliga uppgifter i ett strukturerat, vanligt och maskinläsningsbart format överförd till dig eller en annan part så länge detta inte strider mot lag.

Du har rätt att neka till behandling av dina personuppgifter som baseras på Individ och Familjers legitima intresse. Individ och Familjer fortsätter inte att behandla personuppgifterna såvida vi inte kan visa på ett legitimt skäl till processen som går före dina intressen och rättigheter eller på grund av rättsliga anspråk.

Du har rätt att neka till direkt marknadsföring.

LAGRINGSTID

Dina personuppgifter sparas bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen eller så länge som vi måste spara dem enligt lag. Därefter raderas dina uppgifter på ett säkert sätt, så att de inte längre kan återskapas.

SÄKERHET

De personliga uppgifter som vi samlar lagras i vår verksamhet i Sverige i förenlighet med GDPR och med den säkerhet och lämpliga dataskydd som förordningen kräver. Någon överföring till något annat land, tredje land eller EU/EES land och internationell organisation sker inte.

Individ och Familjer vidtar en rad olika säkerhetsåtgärder för att skydda dina personliga uppgifter. De datorer/servrar som används för att lagra personligt identifierbar information lagras i en säker miljö.

Nödvändiga åtgärder vidtas för att säkerställa ett lämpligt skydd av dina personuppgifter och för att se till att obehöriga inte har tillgång till dina personuppgifter.

KLAGOMÅL

Om du anser att Individ och Familjer inte agerar i förenlighet med GDPR och inte respekterar dina rättigheter kan du kontakta oss eller vända dig till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

UPPDATERING

Individ och Familjer kan behöva uppdatera sin Dataskyddspolicy. Den senaste versionen av Dataskyddspolicyn finns alltid tillgänglig på hemsidan.